Pode parecer razoável, do ponto de vista do custo imediato, manter a infraestrutura legada desatualizada que você tem atualmente, mas há um custo de longo prazo para a sua empresa do qual você pode não estar ciente.
Uma das vantagens de migrar sua empresa para um sistema moderno de folha de pagamento é que o custo total do ciclo de vida é muito menor do que o de um sistema antiquado no local. Aqui estão quatro maneiras pelas quais seu sistema legado está custando mais dinheiro do que você imagina.
- Suporte de TI
O custo de longo prazo de um sistema no local pode ser significativo. Por um lado, é preciso levar em conta o custo da manutenção regular, que exigirá uma equipe de TI dedicada para fazer atualizações manuais e responder rapidamente a qualquer problema inesperado. Outros custos contínuos de suporte técnico ad hoc incluem ajuste de desempenho, manutenção de personalizações, manutenção de integrações e gerenciamento de segurança.
Um sistema nativo da nuvem não envolve nenhum desses custos. A taxa de assinatura mensal do software será sua principal despesa e cobrirá todo o suporte de que você precisa.
- Produtividade dos funcionários
Com os sistemas legados de folha de pagamento, dados como solicitações de férias de funcionários, reivindicações de funcionários e submissões de horas extras são normalmente inseridos ou carregados manualmente.
Um sistema manual que usa, por exemplo, planilhas do Excel, é ainda mais trabalhoso. As tabelas de impostos precisam ser atualizadas manualmente e qualquer alteração na fórmula pode inviabilizar cálculos complexos e resultar em pagamentos incorretos.
Essa administração repetitiva é um uso tedioso e ineficiente dos recursos. Ela consome muito tempo valioso que seus funcionários poderiam usar para realizar trabalhos produtivos e faturáveis.
- Erro humano
O gerenciamento manual do seu sistema de folha de pagamento está sujeito a erros humanos. Os funcionários expatriados, por exemplo, têm estruturas salariais complicadas que exigem cálculos brutos para garantir que eles não ganhem menos enquanto estiverem trabalhando no exterior. Se esses cálculos não forem feitos corretamente, a gerência de RH terá que lidar com funcionários insatisfeitos e problemas com a folha de pagamento.
Outro exemplo comum de erro humano é quando as férias são calculadas incorretamente e os funcionários recebem menos ou mais tempo de folga do que têm direito.
- Não conformidade
Se você estiver gerenciando sua folha de pagamento manualmente, precisará encontrar tempo para fazer atualizações legislativas importantes. Se isso não for feito, você poderá enfrentar multas ou penalidades severas por não conformidade. Manter-se atualizado sobre todas as regras e regulamentações de cada país em que sua empresa opera consome tempo, mas é fundamental. Essa tarefa geralmente fica em segundo plano, mas, se for deixada para depois, terá consequências onerosas.
A boa notícia é que esses problemas e custos desnecessários podem ser evitados com a migração de sua empresa para um sistema moderno de software de folha de pagamento. A folha de pagamento nativa da nuvem tem muitos benefícios para sua empresa, incluindo atualizações automáticas e análises integradas.