Os silos de negócios têm sua finalidade, mas não são eficazes. Conecte os pontos e os resultados serão bem recompensados. Essa sabedoria pode revolucionar as operações da folha de pagamento e o relacionamento com os funcionários. O que as empresas devem saber sobre a integração da folha de pagamento (ou de outras operações)?
Vamos considerar o caso da integração.
No premiado livro Habits, de Charles Duhigg, ele conta a história de Tony Dungy, o primeiro técnico afro-americano a vencer o Superbowl, o auge do futebol americano competitivo. O sucesso de Dungy se baseou em um princípio central: continuar treinando a equipe até que suas jogadas se tornassem reações. A equipe que não precisa pensar para responder é mais rápida do que a que precisa pensar.
Quanto mais integrada for a equipe, melhor será seu desempenho.
As equipes esportivas são uma boa comparação para o desempenho das organizações. Assim como as equipes esportivas que dependem das habilidades e talentos individuais de seus jogadores, esses jogadores não terão sucesso se todos estiverem isolados e houver atrasos significativos entre eles. No ambiente de negócios, chamamos isso de "silos". Embora muitas vezes sejam considerados negativos, os silos não são de todo ruins. Assim como um jogador esportivo talentoso, um silo cria um espaço seguro para o desenvolvimento de pessoas e processos. Porém, se estiverem muito isolados, perderão rapidamente sua eficácia.
É por isso que Warren van Wyk, diretor da PaySpace, diz que a integração é a resposta!
"Os silos são importantes, mas têm seus limites. É tentador tentar remover esses silos, mas essa costuma ser a abordagem errada. É mais eficaz integrar os silos e conectá-los por meio de canais especiais. Esse conceito funciona bem nos negócios e funciona incrivelmente bem na tecnologia moderna."
A economia da API
Os sistemas digitais atuais prosperam por meio da integração, geralmente chamada de "economia de API". Uma API (interface de programação de aplicativos) é um software que traduz instruções entre dois sistemas. Por exemplo, em vez de vários aplicativos terem cópias de um banco de dados, todos eles podem obter informações de um banco de dados central por meio de sua API. Isso reduz a duplicação e a confusão.
A integração é, portanto, o que forma a espinha dorsal da economia digital moderna, juntamente com a nuvem e a Internet de banda larga. É por isso que, quando sua empresa integra seus sistemas primários, ela produz benefícios substanciais.
Folha de pagamento que funciona para todos
Os sistemas de folha de pagamento são um exemplo perfeito dessa dinâmica, pois a folha de pagamento é normalmente isolada. Embora possa compartilhar algumas conexões com outros sistemas de negócios, como RH e finanças, as informações geralmente são adicionadas manualmente e, em geral, por um punhado de pessoas que processam a folha de pagamento em intervalos mensais.
Se você considerar a folha de pagamento tradicional, saberá que ela exige muita mão de obra, dá margem a erros, abre oportunidades para fraudes e impede que a folha de pagamento se torne uma parte viva da organização. Mas a folha de pagamento é fundamental para todas as empresas. Você não pode se dar ao luxo de perder uma folha de pagamento ou de calcular mal a remuneração e prejudicar seus funcionários. É por isso que as folhas de pagamento isoladas também reduzem a velocidade dos pedidos de férias e, muitas vezes, são marginalizadas nas discussões financeiras.
"Um sistema de folha de pagamento isolado não é um benefício! Mesmo que funcione, posso garantir que ainda é ineficiente e não tem visibilidade. Muitos CFOs e outros profissionais da área financeira têm uma relação muito distante com a folha de pagamento, o que não faz sentido, já que ela costuma ser a maior e mais complicada despesa. Mas a razão pela qual eles acabam ficando assim é porque é fácil para a folha de pagamento cair em uma rotina de silos", Warren van Wyk - Diretor da PaySpace.
Como você pode fazer a integração da folha de pagamento corretamente?
A integração supera os silos e as operações marginalizadas de uma empresa. Pode parecer uma jornada complicada, mas ela traz grandes benefícios. Você pode facilitar a transição com estas dicas:
- Procure uma plataforma de RH, finanças ou ERP que ofereça opções de integração da folha de pagamento. Softwares desatualizados e legados têm dificuldades com a integração, enquanto as plataformas nativas da nuvem de nova geração são naturais. Essas plataformas podem se associar a outros softwares modernos, como plataformas de folha de pagamento nativas da nuvem e multilocatário com recursos de API nativos.
- Adotar APIs. Alguns provedores contornam as deficiências de integração usando arquivos simples ou outros truques. No entanto, uma abordagem de API é a única maneira realmente eficaz e de longo prazo de investir na integração da folha de pagamento ou de qualquer outra área de negócios.
- Envolva os usuários do sistema. Os departamentos e as pessoas que usam esses sistemas são fundamentais para ajudar a planejar e projetar os processos e dados relevantes. Gerencie a integração por meio de colaboração, não por ditado.
- Faça um balanço das habilidades internas. As empresas maiores com habilidades substanciais de TI podem ter parte do que precisam para projetos de integração. O uso dessas habilidades ajudará a reduzir os custos do projeto e a melhorar os prazos de entrega. Mas a integração é especializada - não cometa o erro de pensar que as tecnologias internas podem fazer tudo. Elas precisarão de habilidades e experiência complementares de parceiros.
- Explore as ferramentas da plataforma de integração como serviço (iPaas). Esses conjuntos de ferramentas permitem que você crie rapidamente aplicativos avançados, integrações de dados e APIs a partir de uma única interface em minutos, usando uma plataforma de integração de baixo código. Isso pode resultar em economias substanciais se você tiver as habilidades técnicas internas que não são necessariamente especializadas em back-end.
- Avalie seu parceiro de integração. Um parceiro de integração traz experiência e habilidades para a mesa. Ele deve ser capaz de demonstrar seu histórico de projetos e fornecer sites de referência. Selecione parceiros que façam sua lição de casa, especialmente para entender os sistemas específicos que você deseja integrar.
- Seja nativo na nuvem. Os sistemas nativos da nuvem genuínos oferecem suporte à integração, ao design do fluxo de trabalho digital e ao gerenciamento de processos de negócios. O melhor sinal de um sistema nativo da nuvem é uma plataforma de instância única e multilocatário, o que significa que um software de nuvem atende a vários clientes. Esse modelo alimenta o SalesForce, o Slack, o Microsoft 365 e outros gigantes da era da nuvem. O software nativo da nuvem é mais econômico, mais rápido de integrar e preparado para o futuro.
Não sabe por onde começar? Entre em contato com os especialistas da PaySpace para discutir as opções de integração da folha de pagamento e comece a transformar esse silo de negócios crucial em um jogador de equipe em sua empresa.