O que é a continuidade da folha de pagamento e que função ela tem para uma empresa? Um dos fundamentos de um escritório de folha de pagamento é pagar os funcionários em dia, independentemente de os processos serem bons ou ruins em uma empresa. Embora isso possa parecer bastante simples, algumas empresas ainda dependem de registros em papel e intervenções manuais para processar a folha de pagamento.
Além disso, os processos internos devem ser revisados para garantir que a continuidade dos negócios seja a prioridade quando se trata de escolher um fornecedor de folha de pagamento. Os objetivos comerciais de longo prazo devem sempre fazer parte dos fatores determinantes quando são tomadas decisões que influenciarão os funcionários.
A folha de pagamento é, sem dúvida, uma das funções mais importantes em uma empresa. Receber os funcionários com precisão e dentro do prazo é uma das coisas mais importantes que acontecem em qualquer organização.
Folha de pagamento durante a pandemia
Quando se trata de contabilidade ou finanças, essas funções ainda podem ser executadas no dia seguinte. No entanto, a pandemia fez com que as organizações de todo o mundo percebessem o quanto estavam despreparadas para a continuidade, e em nenhum outro lugar isso foi mais verdadeiro do que no escritório de folha de pagamento.
A folha de pagamento era uma função que não podia ser fechada ou temporariamente transferida e é uma área essencial da empresa para garantir que ela continue funcionando. As organizações de todos os setores tiveram que se preparar para que seus funcionários trabalhassem remotamente. Não se trata apenas de pagar os funcionários, mas de como a empresa lidará quando o serviço for afetado. Muitas empresas tiveram uma reação instintiva e tiveram dificuldades para lidar com a distância do processamento de uma folha de pagamento. Da mesma forma, o que aconteceria se fosse necessário recuperar a folha de pagamento e restaurar um backup, e como a empresa seria prejudicada se não conseguisse?
O papel da tecnologia na continuidade e segurança da folha de pagamento
O resultado final é que qualquer organização que queira administrar um escritório de folha de pagamento sustentável precisa que seus funcionários possam acessar as informações da folha de pagamento remotamente. Nesse ponto, a tecnologia desempenha um papel importante na continuidade da folha de pagamento. Para que a folha de pagamento funcione, a empresa precisa examinar a tecnologia em diferentes esferas.
Há a segurança da folha de pagamento e a garantia de que os dados pessoais dos funcionários estejam protegidos. Depois, quando você quiser dar continuidade ao seu escritório de folha de pagamento e começar a trabalhar em um local diferente, como funcionará a acessibilidade ao software? Da mesma forma, como a conformidade funcionará com o trabalho remoto? Os arquivos confidenciais dos funcionários podem ser levados para casa? E o que acontecerá se isso for comprometido?
O roubo de identidade é um dos crimes que mais cresce no mundo. Os especialistas acreditam que, globalmente, a cada dois segundos, a identidade de alguém é roubada. Um dos desafios de maior alcance é o fato de ser um crime silencioso, o que significa que você pode não estar ciente de que os dados da folha de pagamento foram usados para criar o roubo de identidade.
A natureza oportuna e rigorosa da regulamentação da folha de pagamento significa que você precisa garantir que tudo o que acontece em circunstâncias normais ainda possa acontecer. Os envios para o Departamento do Trabalho ou para o banco ainda precisam ser feitos. Os sistemas financeiros devem estar atualizados com os últimos registros da folha de pagamento.
Principais características de um plano eficaz de continuidade da folha de pagamento
Quando se trata das principais características de um plano eficaz de continuidade da folha de pagamento, a primeira etapa é mapear os principais processos de negócios do escritório de folha de pagamento e como os dados coletados podem ser feitos.
Quando você está no escritório e tudo funciona normalmente, sem interrupções, é fácil. Você mesmo pode coletar dados ou os funcionários podem enviá-los por e-mail. Mas quando os funcionários não podem acessar os servidores da empresa, é fundamental saber como obter aprovação para a folha de pagamento, como as diferentes áreas de negócios funcionarão e como a comunicação com os funcionários será tratada.
Um plano de comunicação claro é fundamental, assim como agir com determinação e designar um proprietário para o plano de continuidade; alguém que garanta que o plano seja executado.
Não adianta ter um bom plano que não pode ser acessado. Você só percebe a importância de ter dados acessíveis em um aplicativo de nuvem seguro quando as coisas dão errado. Você também só percebe a importância dos backups seguros quando há uma emergência. É um divisor de águas. Sem isso, as coisas podem dar terrivelmente errado.
O que fazer quando as coisas dão errado?
Em tempos de incerteza, e quando as coisas dão errado, é fundamental melhorar e aumentar a comunicação. A relação funcionário/empregador é uma das relações mais importantes em qualquer organização. É fundamental envolver-se com os funcionários de forma consistente, para que eles sempre saibam o que está acontecendo. O uso de vários canais de comunicação também é fundamental. Garantir que os funcionários possam acessar tudo o que precisam para trabalhar remotamente é importante, pois eles estão acostumados a estar "sempre ligados".
Uma mensagem da liderança proporciona clareza e segurança em tempos de incerteza. O escritório de folha de pagamento precisa garantir uma abordagem pessoal e assegurar que todas as informações estejam disponíveis para a equipe, conforme necessário.
Como as organizações devem planejar a continuidade da folha de pagamento?
É aconselhável começar com o básico. Questione cenários como, por exemplo, o que você faria se o escritório da folha de pagamento fosse incendiado, ou se um laptop fosse roubado, ou se a rede caísse, ou se ocorresse um ataque de resgate com seu produto de folha de pagamento, para citar alguns exemplos.
Em qualquer organização, os funcionários são o ativo mais importante, pois a empresa não pode funcionar sem eles. O sucesso do negócio depende inteiramente de quão bem você gerencia os funcionários que trabalham para você. Um plano básico tem os elementos-chave para decidir o que fazer se a organização for atingida por um desastre, como incêndio ou inundação, ransomware ou até mesmo uma pandemia. Ter esses elementos básicos em vigor é fundamental e o protegerá em todos os cenários.
Benefícios do software de folha de pagamento nativo na nuvem
O principal benefício do software de folha de pagamento nativo na nuvem é o fato de que os gerentes ou funcionários podem acessar quaisquer dados de qualquer dispositivo. E, embora a segurança seja fundamental para qualquer organização, a oferta de segurança na nuvem da PaySpace vai muito além do que a maioria das empresas conseguiu alcançar por conta própria.
A segurança é um imperativo comercial multidimensional que exige ser considerado em todos os níveis, desde a segurança dos aplicativos até as instalações físicas e a segurança da rede. A PaySpace foi avaliado e certificado de forma independente, atendendo aos requisitos exatos da norma ISO 27001 para nosso Sistema de Gerenciamento de Segurança da Informação (ISMS). A avaliação, realizada por um órgão de certificação credenciado, comprova para nossos clientes, fornecedores, funcionários e parceiros nosso compromisso de 100% com a segurança dos ativos de informações críticas que possuímos: tanto os nossos quanto os de nossos clientes.