Muitas organizações não percebem que estão sendo vítimas de fraude na folha de pagamento. Como elas descobrem isso?
Os danos causados por fraudes na folha de pagamento e funcionários fantasmas geralmente são catastróficos, com grandes somas perdidas e gastos adicionais em investigações e processos. Em muitos desses casos, as empresas renunciam a ações legais e agem apenas demitindo o fraudador, que muitas vezes muda para uma nova empresa e reinicia seus crimes.
Yolande Schoültz, fundadora da YSchoültz Attorneys | Conveyancers | Notaries, e especialista que já investigou muitos desses casos, diz que a maioria das empresas, infelizmente, só descobre a fraude na folha de pagamento por acidente. Quando percebem que isso está acontecendo, já lhes custou milhões.
As empresas podem evitar perdas devastadoras usando métodos como verificações mensais de mudanças de contratação e auditorias faciais anuais - facilitadas por plataformas modernas de folha de pagamento -, podem reduzir os riscos de fraude e ampliar organicamente a supervisão baseada em funções em diferentes departamentos.
Por que ocorrem fraudes na folha de pagamento?
Detectar fraudes na folha de pagamento é menos complicado quando as empresas são diligentes e têm os processos e as precauções corretas para garantir que evitem os riscos de funcionários fantasmas e outros crimes relacionados.
Em um artigo recente, Schoültz destacou várias formas comuns de fraude na folha de pagamento. Uma das formas mais comuns é a inclusão de funcionários fantasmas, que são basicamente funcionários falsos que não existem. Além disso, também há casos em que os funcionários que foram demitidos nunca foram removidos da folha de pagamento. Em vez disso, o administrador da folha de pagamento os mantém nos livros e altera os detalhes da conta bancária. Outro truque usado pelos fraudadores é encontrar funcionários que são pagos irregularmente e depois pagá-los mensalmente, direcionando os novos pagamentos para uma conta bancária diferente.
Atividades como essas são relativamente fáceis de serem descobertas, mas as empresas nem sempre prestam atenção porque as operações de folha de pagamento geralmente são isoladas e esotéricas. Um dos principais problemas é quem supervisiona: a folha de pagamento faz parte do setor financeiro ou de recursos humanos? Idealmente, deveria ser de ambos, sendo o financeiro o principal responsável. No entanto, em muitas empresas, a folha de pagamento geralmente é deixada de lado. Desde que as pessoas sejam pagas, ninguém faz perguntas.
Como você pode identificar fraudes na folha de pagamento?
É imprescindível que as empresas comecem a observar mais de perto os detalhes, pois a fraude na folha de pagamento pode ser extraordinariamente prejudicial. De acordo com o relatório Occupational Fraud 2022: A Report to the Nations (Fraude Ocupacional 2022: Um Relatório para as Nações), divulgado pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), 5% da receita da empresa é perdida devido a fraudes cometidas por funcionários.
Schoültz também citou um caso em que uma empresa perdeu mais de 7 milhões de rands ao longo de vários anos com cerca de 13 funcionários fantasmas. Esse nível de fraude é como uma ferida que sangra lentamente, geralmente com extratos de pequenas quantias em vários funcionários falsos e durante muitos anos.
Nesse caso, o estilo de vida luxuoso do administrador da folha de pagamento o denunciou, e os investigadores perguntaram como ele podia pagar carros de luxo, férias e outros benefícios com seu salário. No entanto, uma desconfiança natural em relação à equipe da folha de pagamento não é saudável nem produtiva, e há maneiras melhores de encontrar e evitar fraudes na folha de pagamento. O método mais eficaz é exigir que os funcionários se apresentem fisicamente.
As empresas podem considerar uma auditoria anual presencial. Peça às pessoas que tragam suas carteiras de identidade e compare-as com uma lista da folha de pagamento. O ideal é que isso seja feito por uma pessoa independente, e não pela empresa, pois algumas fraudes na folha de pagamento são feitas em conjunto com várias pessoas. Uma auditoria anual presencial é a melhor maneira de saber se há funcionários fantasmas e também serve para verificar as movimentações dos funcionários todos os meses, considerando as rescisões e as novas contratações.
Responsabilidade e tecnologia
É fundamental que os departamentos financeiros levem a sério a supervisão da folha de pagamento. Embora muitas empresas questionem se a supervisão da folha de pagamento é responsabilidade do departamento financeiro, do RH ou de outra pessoa, a realidade é que os sistemas isolados de folha de pagamento não resolvem essas questões. É por isso que as plataformas de folha de pagamento, como o Deel Local Payroll, facilitam as permissões baseadas em funções, permitindo o acesso a diferentes equipes.
Os recursos dos modernos sistemas de folha de pagamento incluem relatórios automatizados, administração remota e sistemas de alerta que informam as diferentes partes interessadas. As empresas podem expandir e otimizar os processos de folha de pagamento para que as pessoas do setor financeiro ou de RH tenham visibilidade passiva dos eventos da folha de pagamento. No entanto, os sistemas legados de folha de pagamento geralmente ficam em um canto em algum lugar, com poucas pessoas sabendo o que está acontecendo.
Um pouco de diligência impede crimes graves
Permanecer alheio tem um preço caro. De acordo com o Chartered Institute of Payroll Professionals, as empresas locais perdem mais de 100 milhões de rands por ano com fraudes na folha de pagamento - mais do que os roubos de dinheiro em trânsito. Mas um pouco de diligência por parte das empresas pode evitar esses danos.
A folha de pagamento é um departamento muito subestimado na maioria das empresas. As pessoas recebem seus salários, mas não necessariamente entendem como isso funciona. Como os proprietários de empresas têm pouco tempo para se preocupar com a folha de pagamento, essa função é mais do que apenas pagar a equipe - é um sistema que pode ser infiltrado e custar milhões se você não prestar atenção.
Impeça a fraude na folha de pagamento antes que ela comece.
Capacite suas equipes de finanças e RH com a plataforma de folha de pagamento segura e automatizada do Deel Local Payroll. Solicite uma demonstração hoje mesmo e proteja seus resultados.