Não há dúvida de que o final do ano fiscal é um período altamente estressante para as empresas em geral, bem como para os funcionários cujo trabalho é gerenciar a Folha de pagamento e RH. A pressão extra e as horas extras tornam-se a norma nas semanas que antecedem o fim do ano fiscal e a maioria deseja evitá-las completamente.
Mas, apesar de ser um período universalmente impopular, é algo para o qual todas as empresas precisam estar preparadas, gostem ou não, pois isso ajudará a reduzir ao mínimo o estresse e as horas extras.
Para estar mais bem preparado, o treinamento é um bom ponto de partida, pois ajuda a familiarizar a equipe com os vários processos que precisam ser seguidos e a atualizá-la com quaisquer mudanças na legislação que possam ter ocorrido desde o último período. Compreender o processo, ser capaz de cumprir os requisitos e saber quais novas regulamentações podem precisar ser incorporadas é metade da batalha.
Manter-se organizado e garantir que todos os registros de recibos, despesas e pagamentos estejam atualizados é outra forma de manter o controle sobre as coisas, já que SARS geralmente precisa de documentos comprobatórios para fundamentar qualquer reivindicação da empresa. Certifique-se de que tudo esteja organizado de forma simples e acessível, pois isso reduzirá drasticamente a pressão sobre a equipe de RH e de folha de pagamento. Além disso, mantenha todos os dados dos funcionários, números de identificação fiscal e similares atualizados, para evitar qualquer problema que possa prejudicá-lo.
Envolva também as equipes de gerenciamento e os líderes de negócios, informando-os com antecedência sobre seus planos e processos. Isso reduzirá ao mínimo as interrupções nos negócios e garantirá a disponibilidade de ajuda, se necessário. Lembre-se de que o fim do ano fiscal significa ter de analisar os dados da folha de pagamento de um ano inteiro, portanto, às vezes, alguns pares de mãos extras são bem-vindos para garantir que nada seja negligenciado ou esquecido.
Por último, mas definitivamente não menos importante, não procrastine. Todos sabemos que "a procrastinação é a ladra do tempo", portanto, a menos que queira transformar um período já estressante em um pesadelo, não espere até o último minuto para preparar e declarar os impostos. Todos os anos, a SARS relata que muitas empresas esperam até o último minuto, e muitas outras acabam tendo que pedir uma prorrogação e acabam pagando multas.