O prazo final do ano fiscal de 2019/20 está se aproximando rapidamente para muitas empresas. Esse pode ser um momento estressante para os departamentos financeiros e gerentes de folha de pagamento da sua empresa. A lista de verificação correta para o final do ano fiscal pode ajudá-lo a simplificar o processo e evitar atrasos administrativos - ou dores de cabeça.
Para garantir um final de ano fiscal tranquilo, aqui estão quatro prioridades da folha de pagamento nas quais você deve se concentrar.
- Siga a legislação mais recente
A legislação pode mudar com frequência e de forma inesperada, dependendo do país, o que pode deixar as empresas em desvantagem perante as autoridades. É preciso garantir que seus procedimentos de folha de pagamento estejam alinhados com todas as atualizações e que elas sejam incorporadas ao seu envio de final de ano fiscal.
Essas atualizações legislativas podem variar. Elas podem, por exemplo, afetar a forma como o imposto é calculado para benefícios como assistência médica e subsídios de viagem. Ou podem se aplicar a determinadas faixas de impostos e requisitos de reestruturação para funcionários locais e expatriados. De qualquer forma, o não cumprimento da legislação mais recente resultará em perda de foco no negócio principal, atrasos e penalidades, uma experiência cara e estressante que é melhor evitar.
Para garantir que sua empresa permaneça atualizada com a legislação, invista em tecnologia de contabilidade e folha de pagamento na nuvem que tenha atualizações automáticas para quaisquer alterações legislativas, deixando a análise e a interpretação das alterações legislativas nas mãos da empresa especializada, que, na maioria dos casos, deve pertencer ao órgão fiscal do país e também trabalhar com empresas de consultoria financeira ou de folha de pagamento.
Se você mesmo gerencia sua conformidade, pode consultar o site do governo local do país em que opera para obter as atualizações legais mais recentes. No entanto, é importante ter em mente que essas informações nem sempre estarão disponíveis e, mesmo que estejam, você deve ponderar o fator tempo para encontrar e interpretar as alterações em relação ao pagamento das taxas do software que já contém as alterações necessárias.
- Garantir que todos os dados dos funcionários estejam atualizados
Para obter os melhores resultados com sua lista de verificação de fim de ano fiscal, é importante garantir que todas as informações de seus funcionários estejam atualizadas.
Durante o ano, certifique-se de que os próprios funcionários atualizem o máximo de informações por meio dos portais de autoatendimento dos funcionários. Certifique-se de que as pessoas que deixam a empresa sejam processadas em tempo hábil em seu sistema de folha de pagamento para evitar pagamentos a mais ou a menos, que geralmente exigem execuções intermediárias adicionais ou arquivos bancários, o que duplica o esforço de tempo. Além disso, certifique-se de que todas as alterações de remuneração sejam imediatamente indicadas no sistema para cálculos pro rata precisos. Isso reduzirá o volume de administração que você precisa fazer mensalmente, bem como no final do ano fiscal.
Se você adotar a abordagem de verificação mensal e usar sistemas que fazem verificações na entrada de dados, seus procedimentos de final de ano fiscal não exigirão que você verifique novamente se todos os impostos dos funcionários foram calculados corretamente e se toda a documentação necessária está em ordem. Por exemplo, recibos de despesas. Aproveite os recursos de reclamações on-line para garantir que todos os recibos corretos tenham sido alocados ao funcionário certo e que, quando aplicável, tenham sido reembolsados adequadamente.
- Calcular os bônus dos funcionários
Lembre-se também de que, se você recompensa os funcionários com bônus, eles são tributados de forma diferente em vários países, dependendo de quando são pagos e de sua regularidade. Certifique-se de que eles sejam registrados corretamente e que o valor correto do imposto seja subtraído.
- Armazenar documentos
Após a conclusão e o envio da declaração de imposto de renda, mantenha todos os seus documentos financeiros: faturas, recibos de pagamento e recibos de despesas, claramente arquivados e armazenados com segurança. Se a sua empresa for auditada pelo governo local ou pela autoridade fiscal posteriormente, você poderá acessar facilmente tudo o que precisa.
O fim do ano fiscal não precisa ser estressante para os gerentes de folha de pagamento. Use esta lista de verificação de fim de ano fiscal para garantir que você não perca nada importante e que seus dados fiscais estejam prontos para serem enviados às autoridades competentes dentro do prazo.
Se quiser tornar seu fim de ano fiscal ainda mais tranquilo, entre em contato conosco. A conformidade da folha de pagamento é nossa especialidade.